Home-Office ermöglichen. Wie macht man das?

In der aktuellen Situation werden die Bitten der Mitarbeiter um Home-Office Möglichkeiten immer lauter. Auch das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) gab bereits im April dieses Jahrs die Empfehlung Home-Office Möglichkeiten zu schaffen (Handlungsempfehlung BBK). Doch dies stellt viele Unternehmen vor eine unerwartet große Herausforderung.

Um die Mitarbeiter ins Home-Office schicken zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:

• Dem Mitarbeiter müssen die technischen Mittel zur Verfügung gestellt werden, um alle Aufgaben bewältigen zu können.
• Der Mitarbeiter muss vollen Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Daten und Systeme haben.
• Es müssen einfache Kommunikationsmöglichkeiten für die interne und externe Kommunikation vorhanden sein.
• Die Sicherheit der Systeme darf nicht beeinträchtigt werden.

Die richtige Technik fürs Home-Office

Der erste Schritt zum Home-Office ist die Bereitstellung der richtigen Technik. Natürlich können Sie Ihre Mitarbeiter mit ihrem eigenen PC arbeiten lassen, dies hat jedoch mehrere Nachteile.

• Sie können nicht sicherstellen, dass der Rechner ausreichend geschützt ist und eine aktuelle Antiviren-Software installiert ist.
• Unter Umständen benötigte Programme können nicht vorinstalliert werden, sondern müssen durch die Mitarbeiter selbst installiert und konfiguriert werden.
• Benötigt Verbindungen, wie VPN, können nicht firmenseitig eingerichtet werden.
• Der eigene PC bietet ein hohes Maß an Ablenkungsmöglichkeiten, was die Produktivität verringern kann.

Sie sollten also darauf achten, Ihren Mitarbeitern die benötigte Technik zu stellen. Die einfachste Möglichkeit dazu sind Laptops. Laptops müssen nicht extra aufgebaut werden und bieten ein hohes Maß an Flexibilität. Alle nötigen Einstellungen können durch das Unternehmen vorgenommen und benötigte Programme und Systeme vorinstalliert werden. Durch eingebaute Kamera, Lautsprecher und Mikrofone, die inzwischen zur Standardausstattung gehören, sind auch Videokonferenzen möglich, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten. Ohne großen Aufwand und Kosten kann so eine vertraute und sichere Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter geschaffen werden.

Trotz Home-Office Zugriff auf alles was wichtig ist

Die wichtigste Voraussetzung für effektives Arbeiten im Home-Office ist der Zugriff auf alle arbeitsrelevanten Dateien und Systeme. Die richtige Umsetzung dazu variiert für jedes Unternehmen. Was jedoch immer sinnvoll ist, ist die Verlagerung der Dateien von lokalen Systemen, Festplatten und internen Netzwerkspeichern in eine Cloud.

Bei dem Stichwort „Cloud“ gehen bei vielen die Alarmglocken los. Doch dass eine Cloud nicht sicher ist, oder dass die Daten auf irgendwelchen amerikanischen Servern gespeichert werden ohne Kontrolle darüber wer Zugriff auf die Daten hat, entspricht lange nicht den Tatsachen. Das Speichern in einer Cloud beinhaltet lediglich, dass Dateien auf einem Server gespeichert werden und über das Internet erreichbar sind. Dies kann auch der firmeneigene Server sein, auf dem beliebige Maßnahmen zur Sicherung des Servers und der Daten getroffen werden können.

Die Vorteile einer Cloud liegen jedoch auf der Hand. Die Daten sind für jeden zugänglich, der die Berechtigung dazu hat. Durch ein geeignetes Backupsystem, wie unsere Veeam Backuplösungen, wird ein Datenverlust ausgeschlossen. Auch kann in einer Cloud nachverfolgt werden, wer zuletzt welche Änderung an welchen Dateien durchgeführt hat.

Den Zugriff auf die Cloud aus dem Home-Office zu ermöglichen ist dann nur noch ein kleiner Schritt. Sollte die Cloud aus dem Internet erreichbar sein, benötigen die Mitarbeiter lediglich Ihre Zugangsdaten. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen, sollten sich sensible oder besonders schützenswerte Daten in der Cloud befinden. Dann ist es sinnvoller den Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk zu begrenzen und VPN-Verbindungen oder Remote-Desktop einzurichten.

Falls Sie noch keine Cloudlösung im Unternehmen haben oder Hilfe bei der Einrichtung von VPN und Remote-Desktop benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Bei unseren Cloudlösungen ist für jeden das richtige dabei.

Der Anschluss darf nicht verloren gehen

Trotz räumlicher Trennung muss die Kommunikation im Unternehmen aufrecht erhalten bleiben und auch der Kontakt zu möglichen Kunden sollte möglichst uneingeschränkt beibehalten werden. Letzteres lässt sich relativ einfach mit Firmenhandys bewerkstelligen. Doch die Befürchtung, dass die interne Kommunikation zusammenbricht, ist bei vielen groß. Daher ist es wichtig den Mitarbeitern geeignete System zur Verfügung zu stellen und die richtigen Maßnahmen zu treffen.

Um den Überblick zu behalten und die bearbeiteten und anstehenden Aufgaben zu besprechen, bietet es sich an, ein kurzes tägliches Meeting abzuhalten. Besonders gut eignet sich dazu Microsoft Teams, welches im Microsoft 365 Angebot enthalten ist. Microsoft Teams gibt Ihnen nicht nur die Möglichkeit Videokonferenzen zu veranstalten, mit allen nötigen Funktionen, wie Screensharing und einen Nachrichtenchat, sondern bietet auch noch viele weitere nützliche Features. Sie können Aufgabenboards erstellen, Dateisysteme verknüpfen, ein Informationssystem aufbauen, Azure DevOps einbinden und vieles mehr. So ist Ihre interne Kommunikation gesichert und kann sogar nachhaltig verbessert werden.

Wie bleiben die Systeme sicher?

Häufig besteht die Befürchtung, dass die Öffnung der internen Systeme nach außen zu vielen Sicherheitsproblem führt. Doch auch hier müssen nur die richtigen Maßnahmen ergriffen werden, um mögliche Risiken zu vermeiden.

Neben den allgemeingültigen Sicherheitsmaßnahmen, wie Passwortsicherung, lange Passwörter verwenden und automatisches Sperren der Rechner, die sich relativ einfach umsetzen lassen, ist die Sicherung der Kommunikationskanäle häufig das größere Problem. Heutzutage kann der Zugriff von außen jedoch genauso gut gesichert werden wie Intern. Der erste Schritt dabei ist die Rechner selbst ausreichend zu sichern. Dazu bieten sich am besten Antivirenprogramme wie Panda Endpoint Protection an. Anschließend muss eine gesicherte Verbindung, üblicherweise über VPN, aufgebaut werden. Firmeneigene Geräte lassen sich zu dem so konfigurieren, dass die VPN Verbindung automatisch aufgebaut wird und sich das Gerät verhält, als wäre es wie im Büro direkt mit dem Netzwerk verbunden. So lässt sich auch eine private Nutzung der Geräte unterbinden.

Wie Sie sehen ist also nicht viel nötig, um Ihren Mitarbeitern das Home-Office zu ermöglichen. Gerne unterstützen wir Sie in jedem der nötigen Schritte. Sollten Sie keine eigenen Ressourcen für die Einrichtung haben schauen Sie sich gerne unser Angebot zum Home-Office Komplettservice an. Dabei kümmern wir uns um alle Schritte um Ihr Unternehmen bereit fürs Home-Office zu machen, ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst.