Włącz biuro domowe. Jak to zrobić?
W obecnej sytuacji prośby pracowników o opcję home office stają się coraz głośniejsze. Federalny Urząd Ochrony Ludności i Pomocy w przypadku Katastrof (BBK) również zalecił utworzenie w kwietniu tego roku opcji home office (Zalecenie BBK dotyczące działań). Stawia to jednak wiele firm przed nieoczekiwanie dużym wyzwaniem.
Aby wysłać pracowników do pracy z domu, muszą zostać spełnione pewne wymagania:
- Pracownik musi być wyposażony w środki techniczne, aby móc wykonać wszystkie zadania.
- Pracownik musi mieć pełny dostęp do wszystkich danych i systemów istotnych dla jego pracy.
- Muszą istnieć proste opcje komunikacji dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
- Nie można naruszyć bezpieczeństwa systemów.
Właściwa technologia do domowego biura
Pierwszym krokiem do pracy w domu jest zapewnienie odpowiedniej technologii. Oczywiście możesz pozwolić swoim pracownikom pracować na własnym komputerze, ale ma to kilka wad.
- Nie możesz zapewnić, że komputer jest odpowiednio chroniony i że zainstalowane jest aktualne oprogramowanie antywirusowe.
- Programy, które mogą być wymagane, nie mogą być preinstalowane, lecz muszą zostać zainstalowane i skonfigurowane przez samych pracowników.
- Wymaga połączeń takich jak VPN, których firma nie może skonfigurować.
- Twój własny komputer zapewnia wysoki poziom rozproszenia uwagi, co może zmniejszyć produktywność.
Dlatego powinieneś upewnić się, że zapewnisz swoim pracownikom technologię, której potrzebują. Najłatwiej to zrobić za pomocą laptopów. Laptopy nie wymagają osobnej konfiguracji i oferują wysoki stopień elastyczności. Wszystkie niezbędne ustawienia mogą zostać wykonane przez firmę, a wymagane programy i systemy mogą zostać preinstalowane. Dzięki wbudowanej kamerze, głośnikom i mikrofonom, które są obecnie standardowym wyposażeniem, możliwe są także wideokonferencje w celu utrzymania komunikacji. Znane i bezpieczne środowisko pracy można stworzyć dla Twoich pracowników bez większego wysiłku i wydatków.
Pomimo pracy w domu, dostęp do wszystkiego, co ważne
Najważniejszym warunkiem efektywnej pracy w biurze domowym jest dostęp do wszystkich plików i systemów istotnych dla pracy. Prawidłowe wdrożenie tego jest różne w przypadku każdej firmy. Jednak zawsze sensowne jest przeniesienie plików z systemów lokalnych, dysków twardych i wewnętrznej pamięci sieciowej do chmury.
Słowo kluczowe „chmura” u wielu osób uruchamia dzwonek alarmowy. Jednak fakt, że chmura nie jest bezpieczna lub że dane są przechowywane na niektórych amerykańskich serwerach bez kontroli nad tym, kto ma do nich dostęp, jest daleki od prawdy. Przechowywanie w chmurze polega po prostu na przechowywaniu plików na serwerze i udostępnianiu ich przez Internet. Może to być także własny serwer firmy, na którym można podjąć wszelkie działania mające na celu zabezpieczenie serwera i danych.
Jednak zalety chmury są oczywiste. Dostęp do danych ma każdy, kto ma do tego uprawnienia. Odpowiedni system tworzenia kopii zapasowych, taki jak nasze rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych Veeam, zapobiega utracie danych. Chmury można również używać do śledzenia, kto ostatnio wprowadził jakie zmiany w jakich plikach.
W takim przypadku umożliwienie dostępu do chmury z domowego biura to tylko mały krok. Jeśli dostęp do chmury jest możliwy przez Internet, pracownikom potrzebne są jedynie Twoje dane dostępowe. Nie jest to jednak zalecane, jeśli w chmurze znajdują się wrażliwe lub szczególnie wrażliwe dane. Wtedy rozsądniej jest ograniczyć dostęp do wewnętrznej sieci firmy i skonfigurować połączenia VPN lub Pulpit zdalny.
Jeśli nie masz jeszcze rozwiązania w chmurze w swojej firmie lub potrzebujesz pomocy w konfiguracji VPN i pulpitu zdalnego, skontaktuj się z nami. W naszych rozwiązaniach chmurowych każdy znajdzie coś dla siebie.
Połączenie nie może zostać utracone
Pomimo przestrzennego podziału, komunikacja musi być utrzymana wewnątrz firmy, a kontakt z potencjalnymi klientami powinien być możliwie nieograniczony. To drugie można stosunkowo łatwo wykonać za pomocą firmowych telefonów komórkowych. Wiele osób obawia się jednak załamania komunikacji wewnętrznej. Dlatego ważne jest, aby zapewnić pracownikom odpowiednie systemy i podjąć odpowiednie działania.
W celu przeglądu i omówienia wykonanych i nadchodzących zadań wskazane jest odbycie krótkiego codziennego spotkania. Szczególnie nadaje się do tego Microsoft Teams, który znajduje się w ofercie Microsoft 365. Microsoft Teams nie tylko daje możliwość prowadzenia wideokonferencji ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami, takimi jak udostępnianie ekranu i czat, ale oferuje także wiele innych przydatnych funkcji. Możesz tworzyć tablice zadań, łączyć systemy plików, budować system informacyjny, integrować Azure DevOps i wiele więcej. Oznacza to, że Twoja komunikacja wewnętrzna jest zabezpieczona, a nawet można ją trwale ulepszyć.
Jak zapewnić bezpieczeństwo systemów?
Często pojawia się obawa, że otwarcie systemów wewnętrznych na świat zewnętrzny doprowadzi do wielu problemów związanych z bezpieczeństwem. Ale także w tym przypadku należy podjąć odpowiednie środki, aby uniknąć potencjalnego ryzyka.
Oprócz ogólnie stosowanych środków bezpieczeństwa, takich jak zabezpieczenie hasłem, używanie długich haseł i automatyczne blokowanie komputerów, które można stosunkowo łatwo wdrożyć, często większym problemem jest zabezpieczenie kanałów komunikacji. Jednak obecnie dostęp z zewnątrz można zabezpieczyć równie dobrze jak wewnętrznie. Pierwszym krokiem jest odpowiednie zabezpieczenie samych komputerów. Najlepszymi opcjami są programy antywirusowe, takie jak Panda Endpoint Protection. Następnie należy nawiązać bezpieczne połączenie, zwykle za pośrednictwem VPN. Urządzenia należące do firmy można skonfigurować tak, aby połączenie VPN było nawiązywane automatycznie, a urządzenie zachowywało się tak, jakby było bezpośrednio podłączone do sieci, czyli zupełnie jak w biurze. Oznacza to również, że można zapobiec prywatnemu korzystaniu z urządzeń.
Jak widać, nie potrzeba wiele, aby umożliwić pracownikom pracę z domu. Chętnie wesprzemy Cię na każdym z niezbędnych kroków. Jeśli nie masz własnych środków na jego konfigurację, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą dotyczącą kompletnej usługi home office. Dbamy o wszystkie kroki, aby Twoja firma była gotowa na home office, indywidualnie dostosowaną do Twoich potrzeb.
