Włącz biuro domowe. Jak to zrobić?

W obecnej sytuacji prośby pracowników o opcje home office są coraz głośniejsze. W kwietniu tego roku Federalny Urząd Ochrony Ludności i Pomocy w przypadku klęsk żywiołowych (BBK) również zalecił stworzenie możliwości pracy w domu (Zalecenie dla działania BBK). Jednak stawia to przed wieloma firmami nieoczekiwanie duże wyzwanie.

Aby móc wysyłać pracowników do pracy z domu, muszą być spełnione pewne wymagania:

• środki techniczne muszą być udostępnione pracownikowi, aby był w stanie poradzić sobie ze wszystkimi zadaniami.
• Pracownik musi mieć pełny dostęp do wszystkich danych i systemów związanych z pracą.
• Muszą istnieć proste opcje komunikacji do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Nie wolno naruszać bezpieczeństwa systemów.

Właściwa technologia do domowego biura

Pierwszym krokiem do pracy w domu jest zapewnienie odpowiedniej technologii. Oczywiście możesz pozwolić swoim pracownikom pracować z własnym komputerem, ale ma to kilka wad.

• Nie możesz zapewnić, że komputer jest odpowiednio chroniony i że zainstalowane jest aktualne oprogramowanie antywirusowe.
• Programy, które mogą być wymagane, nie mogą być wstępnie instalowane, ale muszą być instalowane i konfigurowane przez samych pracowników.
• Firma nie może skonfigurować wymaganych połączeń, takich jak VPN.
• Własny komputer oferuje wysoki poziom rozpraszania uwagi, co może obniżyć produktywność.

Powinieneś więc zapewnić swoim pracownikom technologię, której potrzebują. Najłatwiej to zrobić za pomocą laptopów. Laptopy nie muszą być konfigurowane oddzielnie i oferują wysoki stopień elastyczności. Wszystkie niezbędne ustawienia mogą być wykonane przez firmę, a wymagane programy i systemy mogą być wstępnie zainstalowane. Wbudowane kamery, głośniki i mikrofony, które są teraz częścią standardowego wyposażenia, umożliwiają również wideokonferencje w celu utrzymania komunikacji. Znajome i bezpieczne środowisko pracy można stworzyć dla swoich pracowników bez wielkiego wysiłku i kosztów.

Pomimo pracy z domu dostęp do wszystkiego co ważne

Najważniejszym wymogiem efektywnej pracy w biurze domowym jest dostęp do wszystkich plików i systemów związanych z pracą. Prawidłowa implementacja różni się w zależności od firmy. Jednak zawsze sensowne jest przeniesienie plików z systemów lokalnych, dysków twardych i wewnętrznej pamięci sieciowej do chmury.

Słowo kluczowe „chmura” dla wielu wywołuje alarm. Ale fakt, że chmura nie jest bezpieczna lub że dane są przechowywane na jakimś amerykańskim serwerze bez kontroli nad tym, kto ma do nich dostęp, jest daleki od faktów. Zapisywanie w chmurze oznacza jedynie, że pliki są przechowywane na serwerze i są dostępne przez Internet. Może to być również własny serwer firmy, na którym można wykonać dowolne backup serwera i danych.

Jednak zalety chmury są oczywiste. Dostęp do danych ma każdy, kto ma do tego prawo. Odpowiedni system tworzenia kopii zapasowych, taki jak nasze rozwiązania Veeam do tworzenia kopii zapasowych, zapobiega utracie danych. Możliwe jest również śledzenie w chmurze, kto ostatnio dokonał jakich zmian w jakich plikach.

Włączenie dostępu do chmury z domowego biura to już tylko mały krok. Jeśli do chmury można dotrzeć z Internetu, pracownicy potrzebują tylko swoich danych dostępowych. Nie jest to jednak zalecane, jeśli w chmurze znajdują się wrażliwe lub szczególnie wrażliwe dane. Wtedy bardziej sensowne jest ograniczenie dostępu do sieci wewnętrznej firmy i skonfigurowanie połączeń VPN lub Zdalnego Pulpitu.

Jeśli nie masz jeszcze rozwiązania chmurowego w swojej firmie lub potrzebujesz pomocy w konfiguracji VPN i zdalnego pulpitu, skontaktuj się z nami. Dzięki naszym rozwiązaniom chmurowym każdy znajdzie coś dla siebie.

Połączenie nie może zostać utracone

Pomimo przestrzennej separacji komunikacja musi być utrzymana w firmie, a kontakt z potencjalnymi klientami powinien być jak najbardziej nieskrępowany. To ostatnie można stosunkowo łatwo wykonać za pomocą firmowych telefonów komórkowych. Ale wielu obawia się, że komunikacja wewnętrzna się załamie. Dlatego ważne jest, aby zapewnić pracownikom odpowiedni system i podjąć odpowiednie działania.

Aby zachować przegląd i omówić wykonane i oczekujące zadania, zaleca się organizowanie krótkich codziennych spotkań. Szczególnie nadaje się do tego Microsoft Teams, który jest zawarty w ofercie Microsoft 365. Microsoft Teams nie tylko daje możliwość prowadzenia wideokonferencji ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami, takimi jak udostępnianie ekranu i czat, ale oferuje również wiele innych przydatnych funkcji. Możesz tworzyć tablice zadań, łączyć systemy plików, budować system informacyjny, integrować Azure DevOps i wiele więcej. W ten sposób Twoja komunikacja wewnętrzna jest zabezpieczona, a nawet może zostać trwale ulepszona.

W jaki sposób systemy pozostają bezpieczne?

Często istnieje obawa, że ​​otwarcie systemów wewnętrznych na świat zewnętrzny doprowadzi do wielu problemów z bezpieczeństwem. Ale i tutaj należy podjąć tylko właściwe środki, aby uniknąć możliwego ryzyka.

Oprócz powszechnie stosowanych środków bezpieczeństwa, takich jak ochrona hasłem, stosowanie długich haseł i automatyczne blokowanie komputera, które stosunkowo łatwo można wdrożyć, często większym problemem jest zabezpieczenie kanałów komunikacji. Dziś jednak dostęp zewnętrzny można zabezpieczyć równie dobrze, jak wewnętrzny. Pierwszym krokiem jest odpowiednie zabezpieczenie samych komputerów. Programy antywirusowe, takie jak Panda Endpoint Protection, najlepiej się do tego nadają. Następnie należy nawiązać bezpieczne połączenie, zazwyczaj przez VPN. Urządzenia należące do firmy można również skonfigurować w taki sposób, aby połączenie VPN nawiązywane było automatycznie, a urządzenie zachowywało się tak, jakby było bezpośrednio podłączone do sieci, tak jak w biurze. W ten sposób można również uniemożliwić prywatne korzystanie z urządzeń.

Jak widać, niewiele trzeba, aby Twoi pracownicy mogli pracować z domu. Chętnie wesprzemy Cię na każdym z niezbędnych kroków. Jeśli nie masz własnych środków na konfigurację, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą kompleksowej obsługi home office. Dbamy o wszystkie etapy przygotowania Twojej firmy na home office, indywidualnie dopasowane do Twoich potrzeb.