Umożliwienie pracy zdalnej. Jak to zrobić?

W obecnej sytuacji, prośby pracowników o możliwość pracy zdalnej stają się coraz głośniejsze. Niemiecki Federalny Urząd Ochrony Ludności i Pomocy w Sytuacjach Katastroficznych (BBK) już w kwietniu tego roku zalecił tworzenie możliwości pracy zdalnej (Rekomendacja działania BBK). Jednak dla wielu firm jest to nieoczekiwane duże wyzwanie.

Aby móc wysłać pracowników do pracy zdalnej, muszą być spełnione pewne warunki:

• Pracownik musi mieć do dyspozycji środki techniczne, aby móc wykonywać wszystkie zadania.
• Pracownik musi mieć pełny dostęp do wszystkich danych i systemów związanych z pracą.
• Muszą być dostępne proste środki komunikacji dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
• Bezpieczeństwo systemów nie może być naruszone.

Prawidłowy sprzęt do pracy zdalnej

Pierwszym krokiem do pracy zdalnej jest zapewnienie odpowiedniego sprzętu. Oczywiście, możesz pozwolić swoim pracownikom pracować na ich własnych komputerach, ale ma to kilka wad.

• Nie możesz zagwarantować, że komputer jest odpowiednio zabezpieczony i ma zainstalowane aktualne oprogramowanie antywirusowe.
• W razie potrzeby programy nie mogą być zainstalowane wcześniej, ale muszą być instalowane i konfigurowane przez samych pracowników.
• Potrzebne połączenia, takie jak VPN, nie mogą być skonfigurowane przez firmę.
• Własny komputer oferuje wiele możliwości rozproszenia, co może obniżyć produktywność.

Powinieneś więc zadbać o to, aby dostarczyć swoim pracownikom potrzebną technologię. Najprostszym sposobem na to są laptopy. Laptopy nie muszą być dodatkowo konfigurowane i oferują wysoki poziom elastyczności. Wszystkie niezbędne ustawienia mogą być dokonane przez firmę, a potrzebne programy i systemy mogą być zainstalowane wcześniej. Dzięki wbudowanej kamerze, głośnikom i mikrofonom, które teraz są standardowym wyposażeniem, możliwe są również wideokonferencje, aby utrzymać komunikację. Bez dużego wysiłku i kosztów można w ten sposób stworzyć znane i bezpieczne środowisko pracy dla Twoich pracowników.

Dostęp do wszystkiego, co ważne, pomimo pracy z domu

Najważniejszym warunkiem skutecznej pracy w domu jest dostęp do wszystkich plików i systemów związanych z pracą. Prawidłowa implementacja tego zależy od każdej firmy.Jednak zawsze jest sensowne przenoszenie plików z lokalnych systemów, dysków twardych i wewnętrznych sieci przechowywania do chmury.

Przy słowie „chmura” wiele osób zaczyna się niepokoić. Ale to, że chmura nie jest bezpieczna, lub że dane są przechowywane na jakichś amerykańskich serwerach bez kontroli nad tym, kto ma dostęp do danych, daleko odbiega od rzeczywistości. Przechowywanie w chmurze oznacza tylko, że pliki są przechowywane na serwerze i dostępne przez internet. Może to być również serwer własności firmy, na którym można podjąć dowolne środki do zabezpieczenia serwera i danych.

Zalety chmury są jednak oczywiste. Dane są dostępne dla każdego, kto ma do nich uprawnienia.Dzięki odpowiedniemu systemowi kopii zapasowych, takim jak nasze rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych Veeam, utrata danych jest wykluczona. Można również śledzić w chmurze, kto ostatnio dokonał jakich zmian w jakich plikach.

Umożliwienie dostępu do chmury z domowego biura to tylko mały krok. Jeśli chmura jest dostępna z internetu, pracownicy potrzebują tylko swoich danych logowania. Nie jest to jednak zalecane, jeśli w chmurze znajdują się dane wrażliwe lub szczególnie chronione. Wtedy lepiej ograniczyć dostęp do wewnętrznej sieci firmy i skonfigurować połączenia VPN lub pulpit zdalny.

Jeśli jeszcze nie masz rozwiązania chmurowego w swojej firmie lub potrzebujesz pomocy przy konfiguracji VPN i pulpitu zdalnego, skontaktuj się z nami. W naszej ofercie rozwiązań chmurowych każdy znajdzie coś dla siebie.

Połączenie nie może zostać utracone

Mimo fizycznego oddzielenia, komunikacja w firmie musi być utrzymana, a kontakt z potencjalnymi klientami powinien być możliwie nieograniczony. To ostatnie można dość łatwo osiągnąć za pomocą telefonów firmowych. Jednak wiele osób obawia się, że komunikacja wewnętrzna może się załamać. Dlatego ważne jest, aby zapewnić pracownikom odpowiednie systemy i podjąć właściwe środki.

Aby utrzymać orientację i omówić wykonane i nadchodzące zadania, warto przeprowadzać krótkie codzienne spotkania. Szczególnie dobrze nadaje się do tego Microsoft Teams, który jest częścią oferty Microsoft 365.Microsoft Teams nie tylko umożliwia prowadzenie wideokonferencji ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami, takimi jak udostępnianie ekranu i czat, ale oferuje również wiele innych przydatnych funkcji. Możesz tworzyć tablice zadań, łączyć systemy plików, budować system informacyjny, integrować Azure DevOps i wiele więcej. Dzięki temu Twoja komunikacja wewnętrzna jest zabezpieczona i może być nawet trwale ulepszona.

Jak zapewnić bezpieczeństwo systemów?

Często istnieje obawa, że otwarcie wewnętrznych systemów na zewnątrz prowadzi do wielu problemów z bezpieczeństwem. Jednak i tutaj wystarczy podjąć odpowiednie środki, aby uniknąć potencjalnych ryzyk.

Oprócz ogólnie przyjętych środków bezpieczeństwa, takich jak zabezpieczenie hasłem, używanie długich haseł i automatyczne blokowanie komputerów, które można stosunkowo łatwo zaimplementować, zabezpieczenie kanałów komunikacyjnych często stanowi większy problem. Dzisiaj jednak dostęp z zewnątrz może być równie dobrze zabezpieczony jak wewnętrzny. Pierwszym krokiem jest odpowiednie zabezpieczenie komputerów. Najlepiej nadają się do tego programy antywirusowe takie jak Panda Endpoint Protection. Następnie należy nawiązać bezpieczne połączenie, zazwyczaj za pomocą VPN. Urządzenia firmowe można skonfigurować tak, aby połączenie VPN było automatycznie nawiązywane, a urządzenie zachowywało się tak, jakby było bezpośrednio połączone z siecią w biurze. W ten sposób można również zapobiec prywatnemu korzystaniu z urządzeń.

Jak widzisz, nie potrzeba wiele, aby umożliwić pracownikom pracę z domu. Chętnie pomożemy Ci w każdym z wymaganych kroków. Jeśli nie masz własnych zasobów do konfiguracji, zapoznaj się z naszą ofertą kompleksowej obsługi pracy z domu. Zajmujemy się wszystkimi krokami, aby przygotować Twoją firmę do pracy z domu, dostosowanej do Twoich indywidualnych potrzeb.